課題
調達書類をゼロから作成するのは時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。チームは以前のファイル、メール、スプレッドシートから文書を再作成することが多く、重要な要件、評価基準、サプライヤーへの質問を見落とす可能性があります。これにより、調達プロセスが遅れ、サプライヤーの回答を比較することが困難になります。
MaiMai の支援
MaiMaiは実務要件を構造化された調達文書に変換します。チームは要件、評価基準、サプライヤーへの期待事項を明確に定義したRFQやRFPを生成でき、管理と評価が容易な調達プロセスを作成できます。
チームができること
- 構造化されたテンプレートからRFQとRFPを生成
- 評価基準とサプライヤー要件を定義
- バージョン管理と文書履歴の維持
- 調達文書の承認ワークフローを管理
- サプライヤーと共有可能な調達文書を準備
事例
梱包材サプライヤーの入札を準備している調達チームが、要件と評価基準をアップロードします。MaiMaiは構造化されたRFQを生成し、選択したサプライヤーに配布します。サプライヤーの回答は一貫した形式で整理され、チームが容易に比較して決定を下せるようになります。
チームが次に取り組むこと
- サプライヤーの開拓と認定
- 実務的な購買ワークフロー
- 提案書や助成金への回答
- 貿易・通関書類作成