إجراء عمليات شراء تشغيلية صغيرة دون تأخير في المشتريات

المشكلة

غالباً ما تتأخر عمليات الشراء الصغيرة على المستوى التشغيلي بسبب عمليات المشتريات الجامدة ومتطلبات الحوكمة. تحتاج الفرق إلى إجراء عمليات شراء سريعة مع الحفاظ على قواعد المؤسسة ومسارات التدقيق. يصعب الحفاظ على هذا التوازن بين الحوكمة والسرعة، مما يؤدي غالباً إلى تأخيرات تشغيلية أو شراء غير رسمي (shadow procurement).

كيف يساعد MaiMai

يسمح MaiMai للفرق بإجراء عمليات الشراء بسرعة مع الحفاظ على الحوكمة ومسارات التدقيق. يقوم بأتمتة عمليات الاعتماد ويضمن أن تكون جميع عمليات الشراء ضمن معايير المؤسسة وحدود الميزانية.

ما الذي يمكن للفرق فعله

• أتمتة سير عمل الاعتماد للمشتريات الصغيرة
• إنفاذ قواعد الحوكمة وحدود المؤسسة
• الحفاظ على مسار تدقيق كامل لجميع أنشطة الشراء
• دمج بيانات الشراء في أنظمة ERP أو الأنظمة المالية الحالية
• تتبع أنماط الإنفاق للمشتريات الصغيرة عبر المؤسسة

مثال

يحتاج فريق ميداني في موقع بعيد إلى قطع غيار عاجلة لإصلاح. يستخدمون MaiMai لالتقاط المتطلبات والسعر الحالي، والذي تتم معالجته تلقائياً بناءً على قواعد اعتماد محددة مسبقاً. يحصل الفريق على اعتماد الشراء في غضون ساعات مع الحفاظ على الحوكمة المناسبة.

الخطوات التالية المعتادة للفرق

• مصادر وتأهيل الموردين
• سير عمل المشتريات التشغيلية
• الردود على المقترحات والمنح
• وثائق التجارة والجمارك